Caja Menudas

Listar Cajas Menudas Asignadas

Muestra el listado de las Cuentas configuradas como Caja Menuda y que el Custodio asignado a la misma sea el usuario en sesión.

Listar Cajas Menudas Todas

Muestra el listado completo de todas las cuentas parametrizadas como Cajas Menudas.

Listar Reembolsos Pendientes Por Aplicar

Es el listado de todos los Reembolsos de Caja menuda que se encuentren pendiente por ser aplicados.

Procedimiento de Caja Menuda

Paso 1: Para dar inicio al proceso de Caja Menuda es necesario realizar la configuración de la cuenta contable que será definida cómo Caja Menuda.
Para realizar dicha configuración debemos entrar a la cuenta contable que desea configurar como caja menuda, en el Catálogo de Cuentas que se ubica en el Sub Módulo de Contabilidad.

Al entrar a la pantalla de edición de la Cuenta Contable seleccionada se debe buscar el cuadro de configuración de Caja menuda que se encuentra entre los recuadros de las propiedades de la Cuenta contable.

En este cuadro debe configurar si la cuenta contable es una caja menuda y también el custodio de la caja menuda que debe ser un Empleado registrado en el módulo de Recurso Humanos y tener un usuario vinculado.
Una vez configurado la cuenta contable esta listo para comenzar a utilizar esta cuenta en el módulo de caja menuda.

Paso 2: Luego de configurar la cuenta contable para que se habilite en el módulo de Caja menuda se debe dar Balance de la Cuenta de Caja Menuda, para que inicie su operación.

Para darle balance inicial a una caja menuda simplemente debe crearle un comprobante diario que alimente directamente la cuenta con el balance deseado o la generación de un Pago a Acreedor que afecte la cuenta de Caja menuda.

Una vez que se realiza el documento (comprobante de diario o Pago) puede validar el balance de la cuenta desde los Listados de Caja Menuda.

Seleccione la caja menuda deseada con el icono de la flecha que a parece al lado de cada cuenta.

Una vez dentro de la caja menuda podrá ver la información completa de la misma:

En el Cuadro de Balance de Caja Menuda, confirme que la cifra es la deseada para iniciar con la caja menuda.

Paso 3: Una vez que la caja menuda tiene balance, se puede iniciar con la gestión de la misma. Como primer paso de la gestión esta el Realizar Adelantos, que básicamente es registrar la salida del dinero.
Para realizar un adelanto de la caja menuda puede realizarlo desde la pantalla de la caja menuda utilizando el botón Crear Adelanto.

Al presionar este botón le aparecerá la pantalla de Crear Adelanto.

Una vez que llene el formulario se procede a registrar los datos con el botón Guardar Cambios.

Luego de registrarlo podrá entrar al adelanto desde la pantalla de caja menuda.

El Adelanto no se rebaja del balance de la caja menuda de una vez, si no hasta que se realice la aprobación del mismo y el registro del comprobante contable.
Para realizar la aprobación del adelanto se debe acceder al mismo y presionar el botón Aprobar que se habilita en la parte superior del Adelanto.

Posteriormente a aprobarlo cambiara su status de PEND-APROBACION a APROBADO y queda disponible para vincularlo a el registro de un Comprobante de Diario tipo Caja Menuda.

Paso 4: Cuando se recibe las facturas o comprobante de uso del dinero de la caja menuda se puede proceder a realizar los registros de comprobante de caja menuda.

Al acceder al botón de registro de Comprobante de Caja Menuda, se habilitará la pantalla donde debe registrar los gastos reportados.

En esta pantalla puede registrar el gasto relacionándole a un Adelanto generado previamente seleccionando lo del listado o directamente sin relacionar a un adelanto especifico, en este caso se deja vacío el campo de Relacione un Adelanto.

Llene las propiedades del comprobante de caja menuda. Una vez listo proceda a llenar por linea cada gasto o factura que se uso para pagar con el adelanto emitido.

Para agregar un gasto o linea favor proceda con el botón de agregar linea, una vez esto le aparecerá el siguiente formulario.
Seleccione la cuenta y posteriormente se procede a colocar la Referencia, fecha y otros valores para llenar el registro de comprobante de caja menuda, que hacen referencia a el documento de factura del gasto.

Una vez llenada la información proceda a crear el comprobante.

Una vez creado el comprobante se debe proceder a aplicarlo para que se ejecute el asiento contable y se rebaje del balance de la cuenta de caja menuda.

Paso 5: El siguiente paso luego te tener los Comprobantes de Caja Menuda registrados y aplicados se requiere realizar un reembolso a caja menuda, para ello se procede con la opción de Solicitar Reembolso.

Se presentara la pantalla de Reembolso, dónde debe llenarse las generales del mismo, adicional aparecerá el listado de comprobante de caja menuda aprobados de los cuales se debe seleccionar los que se desean vincular al reembolso.

Una vez listo proceda a realizar la creación con el botón Guardar Cambios.

Con esta opción el sistema le mostrara el reembolso creado.

Este punto el reembolso esta en status Ped-Aprobación, una vez se valide y confirme que los comprobantes vinculados son los correctos se procede con la aprobación del Reembolso con el botón Aprobar.

Esto le habilitara la opción de solicitar el pago del reembolso a la caja menuda.

Paso 6: Una vez solicitado el reembolso y se procede a Solicitar el Pago con el botón Solicitud de Pago.

Este botón habilita la solicitud del cheque del reembolso para alimentar la caja menuda nuevamente.
En esta pantalla se debe llenar solamente el Acreedor_Request que comúnmente debe ser el nombre de la persona que cambiara el cheque para caja menuda. Los demás datos del detalle se llenan de forma automática, el monto del mismo es la suma de los comprobantes de caja menuda vinculados a el reembolso.

Una vez creada la solicitud de pago se activa el workflow correspondiente.

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Condiciones

Los pasos del flujo o la configuración de departamentos y asignados puede variar según necesidad de cada empresa, por lo que puede verse como parte de requerimientos en el proceso de implementación de la Plataforma Elconix.

El proceso culmina cuando se crea el cheque a partir de la Solicitud de Pago de la Caja Menuda, dando valor nuevamente a la cuenta de Caja Menuda, para que inicie de nuevo el ciclo.