Solicitudes
Este sub-módulo brinda la opción de sistematizar aquellos procesos operativos que se manejan relacionados al área de compras pero que normalmente se realizan de forma manual y no sistematizado.
Ejemplo: Solicitudes de Pago a Proveedores o Acreedor
Mis Solicitudes
Es un listado que muestra las solicitudes que están asignadas o fueron creadas por el usuario en sesión.
Indistintamente de qué tipo de solicitud sea o qué departamento este relacionado, la condición que utiliza es el nombre del asignado o creador de la solicitud.
Crear Solicitud
El sub módulo de Solicitudes ofrece la ventaja de amoldarse a cualquier tipo de proceso interno, brindando la posibilidad de convertir un procedimiento que normalmente se realiza en papel o verbalmente, en una solicitud sistematizada. Por lo cual esta opción puede ser diferente según cada Empresa que la utilice.
La pantalla de creación de solicitud esta conformada por tres recuadros en los cuales se define los datos básicos para que se inicie el flujo de una solicitud
Contenido de Pantalla de Crear Solicitud
Generales De La Solicitud
En este recuadro se registra la información general de la solicitud, los campos que la componen varían según el tipo de solicitud que se esta creando.
Tipo de Solicitud es el campo indispensable para crear una solicitud, debido a que él mismo define el flujo de trabajo que debe realizarse, al igual que es el campo que habilita los demás campos que se pueden mostrar en este recuadro.
Información Adicional
Permite incluir datos adicionales a los Generales, de manera predeterminada cuenta con los campos de Observación y Comentario, los cuales son campos tipo texto que permiten redactar y documentar otros datos a la solicitud.
Detalle
Como las solicitudes pueden ser de distintos tipos, en este recuadro se registra el detalle de la solicitud relacionado al Tipo de Solicitud, es decir, si la solicitud por ejemplo es de: Solicitud de Pago en este recuadro solicita el dato de la Compra , pero si la solicitud es de Solicitud de Gasto solicitara el detalle del gasto.
Este recuadro es dinámico por lo que su contenido varia según la necesidad del tipo de solicitud y permite adecuarlo a distintos tipos, por lo cual no hay datos estándar para esta sección.
Procedimiento para crear Solicitud
Paso 1: Acceder al Módulo de Compras, Sub módulo de Solicitudes opción crear Solicitud.
Paso 2: Se selecciona el tipo de Solicitud y se llenan los datos requeridos según el tipo seleccionado.
Paso 3: Luego de llenar los datos, se crea la solicitud con el botón de Crear Solicitud que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla.
Perfil de la Solicitud
La pantalla de solicitud luego de ser creada esta compuesta por los recuadros y opciones detalladas a continuación.
Work Flow: Es el flujo de trabajo que lleva la solicitud paso a paso, este flujo cambia según el tipo de solicitud o dependiendo del tipo algunas solicitudes no utilizan un Work Flow.
La cantidad de pasos puede variar también según requerimiento de cada Empresa según lo que requiera para sus procesos internos.
Otras opciones
| Botón | Función |
|---|---|
| Siguiente Paso | Permite avanzar de un paso a otro. |
| Anular Solicitud | Permite cancelar la solicitud. |
| Agregar seguimiento | Permite brindar un seguimiento o comentario a la solicitud la cual se guarda en el historial de la misma. |
| Historial de Seguimiento | Guarda auditoria de seguimientos que se han registrado. |
| Journal de Detalle | Muestra el historial de cambios o ediciones que se han realizado al detalle de la solicitud. |
| Guardar | Permite guardar las ediciones que se realicen posterior a la creación de la solicitud. |
| Imprimir | Genera la impresión de pantalla. |
| Imprimir Solicitud de Cheque/Gasto | Imprime un formato en PDF, el modelo de impresión varia según el tipo de solicitud. |
Generales De La Solicitud
Muestra la información general de la solicitud, según el tipo de solicitud que se haya seleccionado en la creación.
Información Adicional
Muestra datos adicionales a los registrados en las generales de la solicitud.
Archivos Adjuntos
Permite adjuntar archivos qué guarden relación con la solicitud.
Detalle
Dependiendo del tipo de solicitud, muestra el detalle que la compone.
Solicitudes Asignadas A Mi Departamento
Este listado muestra las solicitudes que están asignadas al departamento en que el usuario que consulta se haya registrado al momento de acceder a la plataforma.
A diferencias con el listado de Solicitudes Asignadas a MI, este listado filtra por Departamento en sesión.
Solicitudes Creadas Por Mi Departamento
En este Listado muestra todas las solicitudes que miembros el mismo departamento en donde este registrado el usuario que hace la consulta hayan creado.
A diferencia de Solicitudes Asignadas A Mi Departamento, en este listado se condiciona a que la solicitud haya sido creada desde el departamento donde se esta consultando.
Buscar Solicitudes
Es el listado completo de todas las solicitudes no tiene condiciones.
Muestra todas las solicitudes, de todos los departamentos, asignados o tipos.
Asignación De Solicitudes
Permite asignar de forma masiva las solicitudes a los distintos usuarios que deben atenderlas.
Se caracteriza por ser una pantalla que contiene todas las solicitudes en status Abiertas y estén pendiente por asignar.
Para asignar las solicitudes a un usuario solo se debe seleccionar el nombre del usuario en la última columna llamada Asignado luego con el botón de Asignar Solicitud se guarda.
Updated 11 months ago